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全国どこにいても固有の番号で電話がとれるように

――何の事業をされていますか？

　医学会といってお医者さん達が会員として運営している学術団体があって、そのお手伝いを色んな形でさせていただいています。その学術団体の会員様の管理を担当する事務局部門とその学術団体が年に一回開く学術集会というイベントを運営する部門があります。ある一つの分野に特化したイベント屋さんと思っていただければわかりやすいかと思います。

――業務の中でGoodLineはどのように活用されていますか？

　学術団体は全国に点在しているので、事務局部門や運営する部門が一か所で机に座って固定電話を取って…という形態では難しい業務内容なんですね。GoodLineさんを介すれば固定の電話番号でお電話を全国どこにいても取れるような形にできるといった点で非常に助かっています。全国各地でセミナーがあるんですけど、セミナー業務の中で例えば「セミナーに遅刻してしまいます」とか、そういった細かい事も皆さんからお電話頂くので、私たちはどこにいても電話をすぐに取れるようにする必要があります。その際、担当者の携帯電話番号をお教えするのではなく、常にひとつの固定電話の番号で電話番号をお伝えしないとやはり担当者も女の子だったりするので、そういうところは気を付けないといけないなと思っていたのでそういった業務面でGoodLineを活用しています。

　また、そもそも会員さんたちが運営していく学術団体が年に一回学術集会と言って、論文で言うところのオーディションのようなものを全国で開催するんですよ。それを各地で年一回応募して発表して、発表するかどうかの審査みたいなのがあるんですけど、その審査を通ったものが学術集会で発表できて、そこから推薦を受けて論文化するっていうのが普通の学術団体の在り方なんです。
　そして、その学術集会っていうものが単発で2年くらい、準備を1年ずつやるんですね。そういった学会の事務局としてお手伝いするうちの運営部門があります。その事務局業務でいうと、今回のコロナで一番困った点は、開催するそこの県に事務局がないとだめだと言われることでした。在宅勤務が推奨される中で、そこの県に限定して事務局を置くとなると私たちが移動しなければならないのですが、それを強要することは会社としてはできないので。GoodLineは在宅勤務の間、いわゆる地方局番でかけてきていただいても東京や違うところでお電話を受けることができるのでそれは職員を守るためにはありがたかったかなと思っています。

GoodLineのカスタマー部門の対応が親切で手厚い

――GoodLineを知ったきっかけや決め手を教えてください

　確か4年前に「ビジネスフォン」をネット検索した時に知ったのがきっかけでした。問い合わせした際にとても相談に乗っていただきました。当時、クラウド型のビジネスフォンを取り扱っていた会社がもう一社だけあったのですがGoodLineさんは問い合わせした時の対応が非常に親切で詳しく説明してくださって…費用は2社とも比較したときにそんなに変わらなかったと思いますが、むしろ他社さんの方が安かったかもしれません（笑）でも、やはり決め手は「納得できるかどうか」だと思うんですよ。理解できて、納得できるかどうか。　あと皆がコールセンター上がりなのもあって、一定期間全てを録音して置いて貰えるっていう点も良かったのでGoodLineさんに決めました。

GoodLineが働き方の概念を変化させた

――GoodLineを導入し、業務はどう変化しましたか？

　私たちの業務って、どこの環境にいても同じクオリティの仕事をしないといけないという職種なので、例えば車の運転中でも移動している間でも電話を受けないといけないですし、でもそういうのを相手に分かってもらうっていうのも大事な事だと思うんですよね。GoodLineを導入してどこにいても電話が取れるようになったので、移動しながらでもあなたの事を対応しようと努力しているんですよって姿勢が示せるようになりましたね。
　このコロナ禍で大きい企業さんだと社内に人がいなくて連絡がとれない、とかあったのでGoodLineを導入すればいいのにとも思いました。9時5時で机に座っていることに価値がある人たちと、そうじゃない仕事の仕方をしなきゃいけない人たちって別れると思うんですけど、私達はどっちかというと後者なんだろうなと思うので、この仕組みはほんと楽にコロナを乗り越えさせて頂いてますね。
　GoodLineさんは本当にそういう働き方の概念を変えてくれた感じなんですよね。GoodLineさんを導入したことをきっかけに「クラウドサーバーとかをもっと活用できるよね」とかどんどん進化して、さっき言った9時5時で机に座ってないとできない仕事じゃなくしてくれた一番最初のツールがGoodLineさんです。で、私たちが慣れたころに皆さんが使わなきゃいけなくなったみたいな状況で、周りが追いついてきてる感じにとれますかね。

　あと他には、うち副業可なので副業の方に行っててもうちの電話が受けられるようになったという点も大きいですね。ちょっと学術系の専門的なところが強い職種なのでちゃんと対応できるといった人材がなかなかいないので。それでスタッフたちも「以前こういう仕事をしていて」という方が多かったり、理解を深めるために団体の方へ出向してくるとか、自分の知識の向上のためには自分たちの団体だけでいてもわからないので。
　唯一の悩みはこういった形態だと、土曜だろうが日曜だろうが夜中だろうが電話が鳴ってしまうということですね（笑）

留守電を社内で共有し、サービス品質の向上を図る

――GoodLineの頻繁に使用する機能はありますか？

　留守通知やIVR（自動音声応答）は非常に便利ですね。
正直私はIVRが嫌いなんですよ。特定の企業に問い合わせをすると機械音声で待たされるともういいやってなっちゃう性格なんですよね。でもGoodLineは自分たちの声を録音したものでIVRさせてくれるんですよ。
私の声で「この内容については1番、この内容以外は2番を押してください」って案内するようにすると、それくらいだったらIVRでも怒られずに取って回す時間、待っているという認識よりは自分で要件を喋らなくていいところが楽みたいですね。この機能はすごく重宝しています。
　あとは、うちは会社と会社の取引じゃなくて対個人になってくるので、ある一定期間うちの会員情報をGoodLineのシステムの方にインポートしておけばある程度は電話が鳴った時にどなたからの着信なのかっていうのが分かるのも助かっている点です。電話応対の中で何か問題が起きて後から録音されている音声を検証する際、電話番号だけ並んでいるとどれだっけ…って迷ってしまうので、大体名前が表示されているというのがとても助かります。
留守電の音声ファイルをメールで飛ばしてもらえる機能も重宝しています。私達が伝言するのではなく、メールアドレスを皆が見えるメールにしておけば、「これ誰々だったよ」というのを転送するだけで生の留守電を聞けるので。伝言だとニュアンスって伝わらないじゃないですか。生の留守電を皆が簡単に聞けるようになってすごく楽になりましたね。