活用方法
従来の会社電話の様々な課題はGoodLineですべて解決！
課 題会社電話にかかるコストに
対する課題
よくある悩み・課題
- ビジネスフォンの見積りが高額なため、コストを抑えたい
- 外出中の社員の携帯や拠点間通話が外線となり、通話料が高くなっている
- ビジネスフォン購入時にリースやローンで縛られるのを避けたい
- 内線の増設やレイアウト変更のたびに工事費が発生するのをなくしたい
GoodLineを使った解決方法
GoodLineなら、ビジネスフォンの主装置をクラウド上に構築するため、高額な主装置の購入や電話線の工事は不要です。ネット環境さえあれば、スマートフォンやIP電話機を内線として利用でき、どこからでも会社番号での発着信が可能になります。 また、GoodLineにはわかりやすいWEB管理画面があり、着信ルールや内線・外線の割り当てもすべて管理画面から簡単に設定できます。業者による設定や工事は必要ありません。 物理的な主装置を設置しないため、故障の心配がなく、万が一の停電時でもIP電話番号への転送により、会社宛の着信を通常どおり全員で受けることが可能です。
課 題電話帳データの共有に
対する課題
よくある悩み・課題
- 社用携帯とビジネスフォンの電話帳を同期したい
- 営業社員の急な離職時に、それまでの顧客対応の内容が把握できない
- 社員の携帯や電話機と社内の電話帳を同期して情報を共有したい
- 顧客と誰がいつどのような応対をしているかを社内で共有したい
GoodLineを使った解決方法
GoodLineのクラウド電話帳機能なら、WEB上で登録した電話帳データがスマホアプリや電話機と自動で同期されるため、端末ごとに個別登録する必要はありません。顧客ごとの通話履歴や応対内容のメモも電話帳画面に残るため、誰がいつどのような応対を行ったのかを社内で共有できます。
課 題着信時の顧客情報表示に
対する課題
よくある悩み・課題
- 着信時に電話帳の名前や番号しか表示されず、相手の情報を調べるのに時間がかかる
- 電話の着信時に、その顧客の担当社員がすぐに分からない
- 担当でないと内容が分からず、対応ができない
- 電話帳に未登録の番号では、着信履歴の回数が分からず、リピーターに気づけない
GoodLineを使った解決方法
GoodLineなら、着信時にクラウド電話帳の該当顧客画面や、連携している顧客管理システムの情報をポップアップで表示できます。誰が担当で、これまでにどんな応対をしたのかを着信と同時に確認できるため、新人でもスムーズな対応が可能です。さらに、電話帳に未登録の番号からの着信でも、何回目の着信かが表示されるため、リピーターにもすぐに気づけます。
課 題着信ルールやアナウンスに
対する課題
よくある悩み・課題
- 曜日や時間によって、着信させる電話機を切り替えたい
- 着信を鳴らした端末が応答できなかった場合、指定時間後に他の端末へ着信させたい
- いつでもどこからでも、時間外アナウンスの設定を行いたい
- あらかじめ決めた曜日や時間ごとのパターンで、自動的にアナウンスを流したい
GoodLineを使った解決方法
GoodLineなら、WEB管理画面からいつでも簡単に着信先の内線端末を個別に指定したり、内線をグループ化してグループ単位で着信させる設定が可能です。さらに、指定した秒数で他の内線や内線グループに順番で着信を切り替えることもできます。時間外アナウンスについても、独自の音声ファイルを日時や曜日ごとにあらかじめルール設定して自動で流すことができ、外出先からスマホで設定を変更することも可能です。
課 題自動音声応答に対する課題
よくある悩み・課題
- 機会損失を防ぐため、全員が通話中や取込み中の際にはアナウンスを流してお客様にお待ちいただきたい
- 自動音声応答で、着信を適切な部署や担当グループに振り分けたい
- 着信の前に「通話を録音します」といったアナウンスを流してから着信させたい
GoodLineを使った解決方法
GoodLineなら、全員が通話中や取込み中の場合に、保留音楽とアナウンスを流して、お客様に電話を受けられるまでお待ちいただく設定が可能です。また、自動音声応答でガイダンスを流し、選ばれた部署やグループへ着信を振り分けることもできます。すべての設定はWEB管理画面からいつでも変更でき、着信前に「通話録音します」などのアナウンスを流すことも設定可能です。
課 題稼働状況や通話状況の
共有に対する課題
よくある悩み・課題
- 外出中の社員が電話を取り次げる状態かどうか、稼働状況を把握したい
- 別拠点の稼働状況を、同じ社内にいるかのようにリアルタイムで把握したい
- クレーム発生時や新人の電話応対時に、通話内容をリアルタイムで確認したい
GoodLineを使った解決方法
GoodLineなら、モニタリング機能で全内線やユーザーの通話・稼働状況を一覧でリアルタイムに確認できます。誰が通話中か、どこと通話しているか、取り次ぎが可能かといった状況を社内全体で共有できます。ユーザーはスマホからワンタップで「取込み中」や「休憩中」などの稼働ステータスを、期限付きで設定・周知することができ、チャット連携していればその内容をチャットに通知することも可能です。さらに、権限があれば通話中の内容を他の内線からモニタリングできるため、クレーム発生時や新人対応時でもリアルタイムで状況を把握し、的確なサポートが行えます。
課 題折り返し連絡や伝言に
対する課題
よくある悩み・課題
- 混雑時に受けた電話の伝言がうまく共有されず、漏れてしまう
- 外出中の社員への折り返し連絡が手間になっている
GoodLineを使った解決方法
GoodLineなら、通話履歴に対してメモを残すことができます。メモはあらかじめカテゴリーやテンプレートを作成しておけば、内容を整理して効率的に記録できます。記録したメモは、任意のユーザーや全体にメールやチャットで通知できるため、伝言漏れを防げます。さらに、メモは電話帳の顧客画面に通話履歴とともに時系列で表示されるため、応対履歴として社内での情報共有にも活用できます。
課 題通話録音に対する課題
よくある悩み・課題
- 電話対応で「言った・言わない」のトラブルをなくしたい
- 新人に電話応対やクレーム対応の良い事例を聞かせて教育に活用したい
- 過去の通話内容をあとから確認できるようにしておきたい
- 社内に録音サーバーを設置するとコストが高く、故障や容量不足が心配
GoodLineを使った解決方法
GoodLineは、すべての通話を自動で録音し、最大1年分まで保存されます。権限を持ったユーザーであれば、条件を指定して通話履歴から検索・再生・ダウンロードが可能です。「言った・言わない」の事実確認やクレーム発生時の情報共有、新人研修での応対見本としても活用できます。録音ファイルはスマートフォンからでも再生できるため、外出先でもすぐに確認が可能です。
課 題通話履歴参照に対する課題
よくある悩み・課題
- 過去の通話履歴を参照し、応対の流れを時系列で確認したい
- 顧客名、電話番号、ユーザー別に通話履歴を絞り込んで確認したい
- 機会損失を防ぐため、応答できなかった着信や営業時間外の着信を把握したい
GoodLineを使った解決方法
GoodLineは、スマホを含むすべての内線の発着信と通話履歴を1年分保存します。日時、電話番号、通話ユーザーなど、さまざまな条件で絞り込み検索が可能です。別拠点を含めた電話番号ごとの通話履歴も確認でき、混雑時に受けられなかった着信や営業時間外の着信も把握できるため、確実に折り返し対応が行えます。
課 題発着信本数や通話時間の
分析に対する課題
よくある悩み・課題
- 電話番号ごとに混雑する時間帯や、不在着信の傾向を把握したい
- 広告媒体ごとの反響を分析し、費用対効果を比較したい
- 個人ごとの通話時間や本数を把握して、業務の偏りを是正したい
GoodLineを使った解決方法
GoodLineは、別拠点を含むすべての電話番号ごとの通話を自動で集計し、グラフや表でわかりやすく表示します。何時台に何本の着信があり、何本応答できたか、どれくらい待たせたかといった状況を把握できます。電話番号ごとに集計できるため、広告媒体ごとに異なる番号を設定すれば、反響率の比較や費用対効果の分析も可能です。さらに、個人別で通話本数や通話時間の集計も行えるため、電話営業の状況確認や受電対応の偏りの把握にも活用できます。
課 題利用中のWEBシステムとの
連携に対する課題
よくある悩み・課題
- 従来のビジネスフォンでは、最新のWEBシステムと連携ができない
- 現在利用中の顧客管理システムの情報を、着信時にポップアップ表示させたい
- 折り返し依頼や稼働状況を、利用中のチャットツールに自動で通知させたい
- 顧客とのメール対応と電話対応の情報を一元管理・統括したい
GoodLineを使った解決方法
GoodLineなら、顧客管理システムやチャット、グループウェアなど、既存のシステムと柔軟に連携が可能です。電話機能に付属する簡易的な機能ではなく、各分野に特化した専門システムとの本格的な連携ができるため、現在お使いのツールをそのまま活用しながら、電話業務の効率化と情報の一元管理を実現できます。すべてを一度に変更する必要はありません。
課 題BCP対策や
テレワーク導入に対する課題
よくある悩み・課題
- テレワークを導入したいが、会社の固定電話をどう扱えばよいか分からない
- 通話転送では1つの番号にしか転送できず、転送通話料も高額になってしまう
- 災害などで突然テレワークが必要になった際、会社電話の対応方法がない
- 会社の電話を外部から安全に利用できる仕組みを事前に整えておきたい
GoodLineを使った解決方法
GoodLineなら、私用スマホに専用アプリを入れるだけで会社電話を内線化できるため、テレワーク中でも会社番号での発着信が可能です。通話履歴や電話帳データは端末に残らず、セキュリティ面も安心です。 管理画面への外部アクセスにはログイン権限の設定や制限、二段階認証も備わっており、安全に運用できます。物理的な主装置が不要なクラウド型のため、災害などの非常時でも電話機器の故障リスクがなく、安心してご利用いただけます。 また、NTT回線に障害が発生した際も、あらかじめ同じ着信ルールを設定したフルクラウドのIP電話番号に転送しておくことで、会社宛の着信を通常通り全員で受けることができます。
